Vital AIIntegritetspolicy
Vem är ansvarig?
Vital AI International AB, org.nr 559478-6765, Gaffelseglet 38, 136 56 Vega. Kontakt: mateohugosson@vitalai.agency.
För uppgifter som hämtas ur Kundens Fortnox (kunder, fakturor, leverantörer, anställda m.m.) är Kunden personuppgiftsansvarig och vi personuppgiftsbiträde. För uppgifter om Kundens egna användare av tjänsten är vi personuppgiftsansvariga.
Vilka uppgifter behandlar vi?
| Uppgift | Varför | Hur länge |
|---|---|---|
| Namn och e-post på den Fortnox-användare som kopplar tjänsten, samt företagsnamn och organisationsnummer | Identifiera kopplingen, ge support, visa vem som gjort vad | Så länge kopplingen finns, därefter högst 12 månader |
| Åtkomstnycklar (OAuth-tokens) till Fortnox | Nödvändigt för att tjänsten ska kunna anropa Fortnox å användarens vägnar. Vi ser aldrig lösenord. | Raderas när kopplingen tas bort eller när nyckeln upphör (max 60 dagar utan användning) |
| Aktivitetslogg: tidpunkt, användare, vilket verktyg som anropats, om det lyckades, samt för skrivande anrop en kort sammanfattning av vad som skapades | Spårbarhet och felsökning. Kunden kan begära utdrag. | Senaste 2 000 händelserna per företag, därefter rullande radering |
| Teknisk kopplingslogg: tidpunkt och typ av händelse (kopplingsförsök, förnyelse av åtkomstnyckel, felkod och referens-id från Fortnox, vilken AI-klient som använts) | Drift, säkerhet och support: att kunna se varför en koppling slutat fungera. Innehåller aldrig nycklar eller uppgifter ur bokföringen. | Senaste 200 händelserna per koppling, raderas när kopplingen tas bort |
| Uppgifter ur Fortnox som AI-assistenten frågar efter (t.ex. kundnamn, fakturabelopp, och om användaren frågar efter det och har behörighet i Fortnox även löne- och personaluppgifter). Personnummer som anges för ROT/RUT skickas till Fortnox och sparas inte i vår logg. | Skickas vidare till Kundens AI-leverantör som svar på frågan. Lagras inte av oss utöver loggen ovan. | Behandlas i realtid |
Vart skickas uppgifterna?
Svar från Fortnox skickas till den AI-leverantör Kunden själv har valt och kopplat (t.ex. Anthropic för Claude eller OpenAI för ChatGPT). Den leverantörens villkor och integritetspolicy gäller för behandlingen hos dem. Vi väljer inte AI-leverantör åt Kunden och skickar aldrig uppgifter till någon annan mottagare.
Tjänsten driftas hos Railway på servrar inom EU (Nederländerna). Kopplade lagringstjänster ligger i samma region. Om vi använder en leverantör för e-postnotiser till oss själva innehåller dessa endast företagsnamn, organisationsnummer och namn på den användare som kopplat.
Rättslig grund
Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med Kunden (art. 6.1 b GDPR) och för vårt berättigade intresse av att kunna felsöka och skydda tjänsten (art. 6.1 f).
Kontakt om tjänsten
Vi kan kontakta den person som aktiverat tjänsten, på den e-postadress som hämtats från Fortnox, med information om tjänsten, driftstörningar, ändringar i pris eller villkor, nyheter och relaterade erbjudanden från Vital AI International AB. Grunden är vårt berättigade intresse av att informera om och utveckla tjänsten (art. 6.1 f GDPR). Du kan när som helst avböja sådan kontakt genom att svara på ett utskick eller mejla mateohugosson@vitalai.agency; drift- och säkerhetsinformation skickas dock så länge kopplingen finns.
Uppgifter som hämtas ur Kundens Fortnox, inklusive innehållet i aktivitetsloggen (t.ex. namn på Kundens kunder eller belopp), används aldrig för marknadsföring, försäljning eller något annat eget ändamål. De behandlas uteslutande som personuppgiftsbiträde enligt Kundens instruktioner. För kontakt och uppföljning använder vi endast uppgifter om Kundens egen relation till oss: företag, kontaktperson, vald åtkomstnivå och hur aktivt tjänsten används.
Dina rättigheter
Du har rätt att få tillgång till, rätta och radera dina uppgifter, invända mot behandling och få uppgifter flyttade. Kopplingen kan när som helst tas bort under Integrationer i Fortnox eller i din AI-klient, varvid åtkomstnycklarna raderas. Kontakta oss på mateohugosson@vitalai.agency. Du kan även klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Säkerhet
All trafik är krypterad (TLS). Åtkomstnycklar lagras i en åtkomstskyddad databas som bara tjänsten når. Administrativ åtkomst kräver en separat hemlig nyckel. Kunden väljer själv om AI-assistenten ska få skriva i Fortnox; en läs-only-koppling kan aldrig ändra något.